Moderne Benutzeroberfläche

  • Zertifiziert bei dem Archiv der Republik Slowenien.

  • Arbeitsprozess Standardiesierung (Bestätigung von Rechnungen, Erfassung von Post, ...).

  • Audit Trail für alle Änderungen und Einblicke in die Dokumente.

  • Einfach und weit verbreitet Suche ermogen es Ihnen schnelle Ergebnisse.

  • Verschlüsselung von Dokumenten zum Schutz vor unbefugtem Zugriff.

  • Zugriff nach Dokumente bei autorisierte Personen, überall und jederzeit.

  • HTML5 - das Reaktionsvermögen auf allen Geräten.

  • Niedriger Arbeitskosten ud Datenaufbewahrung im E-Format.

Das Dokumentensystem mDocs stellt eine überlegene Lösung für die elektronische Verwaltung von Dokumenten am Arbeitsplatz.

mDocs zeichnet sich durch seinen modularen Softwareaufbau aus, das Upgrade und Erweiterungen im Einklang mit der Geschäftsentwicklung und dem Wachstum ermöglicht.

Die Oberfläche lässt sich sehr einfach an das Farbschema Ihres Unternehmens anpassen. Das Dokumentensystem ist so konzipiert, dass verschiedene Workflows jederzeit hinzugefügt und erweitert werden können. Sie können Prozesslösungen nach und nach hinzufügen, falls Sie ein schrittweises Vorgehen bevorzugen, oder Sie können sich dafür entscheiden, alles auf einmal zu implementieren.

Ziel ist es, die Arbeitsabläufe zu optimieren und die Dokumentation für alle an einem Arbeitsprozess Beteiligten transparenter und zugänglicher zu machen.

Unendliche Möglichkeiten der Integration und Verbindung

  • mit Ihrer Softwarelösung (RESTful, API)

  • mit unseren Lösungen (mScan, mSign, mSef, ...)

  • mit Lösungen von Drittanbietern (ERP, CRM, Portal, ...)

mDocs dient dazu Arbeitsabläufe zu optimieren und die Dokumentation für alle an einem Arbeitsprozess Beteiligten transparenter und zugänglicher zu machen.

Datenerfassung

Die Dokumentenquelle ist für mDocs nicht wichtig. Die Dokumente können in physischer Form erfasst oder in einer bestehenden elektronischen Form in das System übernommen werden.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten Dokumente zu erfassen und zu mDocs hinzuzufügen:

  • Scannen von Papierdokumenten
  • Hinzufügen von elektronischen Dokumenten
  • Übertragung von Dokumenten über Kunden(E-Mail-Kunden, MS-Office-Tools, …)
  • Übertragung über Softwarelösungen von Drittanbietern mit ordnungsgemäß implementierter Integration

Die Dokumentenerfassung kann auch automatisiert werden. Somit können Sie schneller und genauer arbeiten. Wir können jede Einzel- oder Massenerfassung z. B. per E-Mail, von Netzwerkstandorten, oder mit der Scan- und Validierungssoftware mScan durchführen.

Prozess-Lösungen

mMail - Kontrolle der eingehenden, ausgehenden und internen Post in elektronische Form

  • Schnelle und einfache Postverteilung unabhängig vom Standort des Empfängers.
  • Die automatische Verteilung der eingegangenen Post auf Rechnungen, Bestellungen und Verträge schon bei Posteingang.
  • Möglichkeit, die Post an einen anderen Benutzer oder Mitbenutzer weiterzuleiten oder falsch zugeordnete Post zurückzuweisen.
  • Versenden ausgehender Post an mehrere Empfänger.
  • Die Post wird der zuständigen Person (einem registrierten Benutzer) zugewiesen. Anschließend wird die Post zur Bestätigung bereitgestellt, oder an eine andere Postadresse weitergeleitet. Somit wir der Prozess abgeschlossen, was nur von der zuständigen Person durchgeführt werden kann.
  • Erstellen von Ausgangspost aufgrund von Standardvorlagen.
  • Konvertierung von Anhängen ins PDF/A-Format zur Langzeitarchivierung.
  • Suche nach dem gesamten Inhalt des Dokuments – “Volltextsuche”, einschließlich der Anhänge.
  • Verknüpfung von Mails mit anderen Dokumenten (Vertrag, Projekt, Bestellung, …).

mInvoice - Erhaltene rechnungen Bescheinigung

  • Einrichtung des Prozesses zur Bestätigung erhaltener und ausgestellter Rechnungen.
  • Der Rechnung Bescheinigung Prozess ermöglichen die Genehmigung des Finanzbeauftragten und einer beliebigen Anzahl zusätzlicher Genehmiger.
  • Die Möglichkeit der parallelen Bestätigung, Bestätigung eines Stellvertreters bei Abwesenheit eines Mitarbeiters und Ablehnung oder Weiterleitung einer falsch gesendeten Rechnung.
  • Zum Beispiel, eine externe Quelle der Rechnungserstellung im Dokumentensystem genutzt (z.B. über einen Scanner), muss die Rechnung nicht erstellt werden, weil der Rechnungsprozess im Dokumentensystem mit der Validierung beginnt.
  • Die Daten Verbindung mit dem bestehenden Informationssystem der Organisation (ERP, E-Storage, CRM).
  • Möglichkeit zur Prüfung/Bestätigung und Weiterleitung der Rechnung über mobile Endgeräte.

mContracts - Verwaltung und automatische Pflege von Verträgen

  • Verwaltung, aktuelle Verwaltung und automatische Pflege aller Verträge mit einem etablierten Ablauf der Vertragsvorbereitung, prüfung und genehmigung.
  • Verwaltung von Zugriffsrechten und Information der Benutzer über neue Verträge oder Verfallsdatum.
  • Einfache Verträgen Untersuchung (Gültigkeit, Unterzeichner, Preise, Verantwortliche, Alarme zur Erstellung einer Anlage, vertragsbezogene Projekte) und schnelle Konnektivität der Vertragsdokumentation mit anderen Modulen.
  • Erinnern und Informieren über Aktivitäten des Vertrages und Setzen von Erinnerung.
  • Wir können Verträge nach Ablauf archivieren.
  • Möglichkeit, das eigentliche Dokument anzusehen, Datensätze hinzufügen und nach Metadaten zu suchen.

mProjekt – Elektronische Dokumentation Management von individuelle Projekte

  • Einsieht und Aktivitäten Hinzufügen (Anhänge, Erinnerungen) von aller Mitglieder die Gruppe.
  • Einfache Kontrolle über den aktuellen Stand des Projekts.
  • Prüfung von Projekt Verträge.
  • Bindung an verschiedene Type von Dokumenten (Verträge, Rechnungen, Briefe usw.) und entsprechende automatische oder manuelle Zugangsberechtigungen bzw Nutzungsniveau.

mISO – ISO Dokumentenmanagement und Zertifizierung

  • Optimierung des Arbeitsprozesses und transparentere Überwachung der Dokumentation.
  • Ermöglicht die Speicherung mit externer Revision.
  • Transparente Unterstützung bei der Erstellung formalisierter Dokumente und der Umsetzung der internen Regeln der Organisation.
  • Versionierung, Vorbereitung, Überprüfung, Bestätigung und Benachrichtigung von internen Handlungen der Organisation in einem vorher festgelegten Zyklus.
  • Verwalten von Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen, Zuweisen von ISO-Aufgaben und Überwachen der Umsetzung.
  • Unterstützung bei der Verwaltung von Sicherheitsvorfällen, Störungen und Ausfällen.
  • Planung und Begleitung von Aktivitäten: interne und externe Audits, Managementbewertungen, Kundenbewertungen, Lieferantenbewertungen, Aufzeichnungen über die Überprüfung oder Kontrolle der Prozessimplementierung, …
  • Dokumentenversionskontrolle – Anzeige der gültigen Version und Einblick in alle vorherigen Versionen des gültigen Dokuments.
  • Verwendung von Schriftvorlagen und Anbindung an MS Word, MS Excel (direktes Lesen, Bearbeiten und Speichern).

mHR – Alle Mitarbeiterdokumente an einem Ort

  • Etablierung eines Prozesses zur Erstellung von Arbeitsverträgen (Möglichkeit der Nutzung von Standardverträgen).
  • Der Karriere Begleitung des Mitarbeiters und Bewegung im Unternehmen.
  • Elektronische Verwaltung der Personalakte des Mitarbeiters (Arbeitsvertrag, M-Formulare, Lebenslauf, Versicherungspolicen, ärztliche Untersuchung, Informationssicherheitserklärungen, Urlaubsentscheidung, Aufzeichnungen über Jahresgespräche, Personalschulungsunterlagen, Bescheinigungen über abgeschlossene Ausbildung, Aufbewahrung von Zeugnissen, Bescheinigungen, Schulungsberichte, Bild des Mitarbeiters…).
  • Erinnerung an das Ablaufdatum des Arbeitsverhältnisses und die Möglichkeit weiterer Erinnerungen (Geburtsdatum, Prüfungstermin etc.).
  • Erfassung über Bewerbungen und Ausschreibungen für Beschäftigung und Ausbildung bzw Veranstaltungen.
  • mAbsence – Modul enthalten.

mldm – Identitätsmanagement und Zugangmanagement Rechte auf Informationssysteme

  • Einheitliche Verwaltung der Benutzer Rechte des Informationssystem.
  • Aktueller, zentraler und transparenter Status der Benutzern Rechte.
  • Definieren der Benutzer Rechte für administrative Zwecke, Sicherheitsgruppen, E-Mail-Gruppen, Dateizugriff, Zugriff auf Systemlösungen, Administratorrechte auf dem lokalen Server, …
  • Erstellen einer Anfrage für einen neuen oder Ändern Rechte eines bestehenden Benutzers, Aufheben von Rechten und Reaktivieren des Benutzers.
  • Vollständige Integration mit Active Directory (AD) und SQL.

mAbsence – Ständige Einsicht, Aufzeichnung und Kontrolle über die Abwesenheit der gesamten Organisation

  • Vorankündigung, Genehmigung und Überprüfung der geplanten Abwesenheit (ganztägig oder stündlich).
  • Etablierung des Prozesses zur Bestätigung der geplanten Abwesenheit.
  • Erfassung von ungeplanten Fehlzeiten (Krankheit, außerordentliche Fehlzeiten, Stundenverbrauch).
  • Abwesenheitskalender für die gesamte Organisation.
  • Link zu Kadrovska, um die Anzahl der Urlaubstage zu übertragen.
  • Bestimmung einer Vertretung während der Abwesenheit (und Bestimmung der Personen, die über die Abwesenheit informiert werden).
  • Auswahl eines Stellvertreters, der unsere Dokumente abholen kann, während wir nicht im Büro sind.
  • Integration mit Zugang Kontrollsystem (z. B. Špica, Čechtra pot).

mTravel order – Vorbereitung der Reiseaufträge

  • Kontrolle über erteilte Reiseaufträge und Kostenberechnung.
  • Genehmigung der Reisekosten Abrechnung bei Bargeld oder Reiseauftrag über TRR (Arbeitserleichterung mit Cashier’s Disbursement in Pantheon) und zur Genehmigung des Reiseauftrages durch einen Vorgesetzten, für eine Dienstreise ins Ausland oder ins Inland.
  • Kontrolle von Geschäftsreisen für Slowenien und ins Ausland.
  • Berechnung nach Beendigung der Dienstreise unter Berücksichtigung von Maut, Parkgebühren und sonstigen Leistungen.
  • Fahrzeugreservierung, Flotteninspektion und Fahrzeugbelegungskontrolle.
  • Beimischung von geplanten Routendaten, zusätzlicher Routenbeschreibung und Aufgabenbeschreibung.
  • Kalenderanzeige der Reiseaufträge für beliebige Zeiträume.
  • Berechnung von Tagespauschalen unter flexibler Berücksichtigung nahrhafter Mahlzeiten.
  • Integration mit ERP (Drittanbietersysteme).
  • Wir müssen dem Reiseauftrag eine Rechnung beifügen (sofortiges Hinzufügen von Rechnungen zum Reiseauftrag per Handy)

mOrders – Verwalten Sie interne Bestellanfragen ganz einfach

  • Sofortiger Überblick über alle offenen Bestellungen und Kontrolle über interne Mitarbeiter-Bestellanfragen.
  • Das Modul umfasst Vorbereitung der Bestellung, Anlagen Vorschau bzw elektronische Verträge, Verwaltung von Zugriffsrechten und Benachrichtigung der Nutzer über neue Bestellungen bzw Tag der Absendung.
  • Bestellungen Verflechtung mit anderen Modulen
  • Möglichkeit, Bestellungen unterwegs zu bestätigen.
  • Einrichten des Prozesses zum Generieren von Bestellanforderungen und Bestellungen.
  • Die Möglichkeit, den Prozess mit dem bestehenden Informationssystem zu verbinden (z. B. mit dem Codebuch von Artikeln und Unternehmen).
  • Sammlung einzelner Beschaffungsanfragen zu einer gemeinsamen Bestellung.
  • Die Möglichkeit, Bestellungen mit eingehenden Rechnungen und Verträgen zu verbinden.
  • Die Möglichkeit, vorgefertigte Berichte über die Nutzung der Lösung zu erstellen.

mBoard – Sitzung Management Unterstützung

  • Sammeln von Materialien für Sitzungen und Kombinieren Materialien in einer Datei.
  • Vorbereitung und Bearbeitung Tagesordnungspunkten.
  • Erstellung des Sitzungsprotokolls und Benachrichtigung der Teilnehmer über Änderungen.
  • Delegieren und Überprüfen der Umsetzung von Sitzungsbeschlüssen.
  • Kalenderanzeige aller anstehenden Veranstaltungen und Sitsungen.
  • Mit der Suche nach Inhalt können Sie den Suchausdruck im Dokument selbst anzeigen (nicht nur das Dokument anzeigen, das den Ausdruck enthält).
  • Vorbereitung der Einladung und Information der Teilnehmer des Sitsungen und Protokollierung der Beschlüsse des Sitsungen.
  • Spezielle benutzerfreundliche mobile Anwendung für wichtige Benutzer

mGOV – includes: mFall, mPosteingang, mInnere Poste, mPosteausgang

  • Erstellung eines neuen Dossiers und eines neuen Falls.
  • Signtur und Klassifizierungsplan Stützung.
  • Möglichkeit der Initialisierung von Dokumenten.
  • Elektronische Verwaltung von eingehender, ausgehender und interner Post.
  • Schnelle und einfache Postzustellung unabhängig vom Standort des Empfängers.
  • Die Möglichkeit, E-Mails an einen anderen Benutzer oder Mitbenutzer weiterzuleiten oder falsch zugewiesene E-Mails abzulehnen.
  • Erstellung ausgehender E-Mails auf Basis von Typvorlagen (CGP-konform) .
  • Versenden ausgehender E-Mails an mehrere Empfänger.
  • Die Möglichkeit, ausgehende Post über den EPPS-Dienst zu versenden und die gesendete Post zu kontrollieren, indem der Sendungsstatus aktualisiert wird (Gedruckt, Gesendet, Zugestellt).
  • Verknüpfung zwischen anderen Dokumenten (Verknüpfung zu Vertrag, Projekt, Bestellung, …).
  • Einheitliche Verfahren zur Erfassung von Fällen und Dokumenten nach dem Allgemeinen Verwaltungsverfahren der ZUP.

mInsurance – Versicherung Management

  • Besichtigung des Schadens und Erstellung des Protokolls, Auswahl eines Gutachters, Begutachtung des Schadens und Protokoll des Vorschlags, Bewertungskontrolle, Abwicklung).
  • Integration mit den Produkten mScan und mSign um des Dokumenten scannierern  von elektronischen Signatur durch den Gutachter oder Kunden.
  • Wenn Sie das Versicherungsinformationssystem wechseln, sind keine Änderungen am DMS erforderlich (Web Servise verbindet sich mit dem neuen System und DMS funktioniert weiter).

mPublic procurement - Management des gesamten öffentlichen Bestellungsprozesses

  • Management des gesamten öffentlichen Beschaffungsprozesses.
  • Erstellung eines Angebots für einen öffentlichen Auftrag und Durchführung des Dokumentations Bestätigungsverfahrens.
  • Der Prozess der Genehmigung eines öffentlichen Beschaffungsvorschlags und der Erstellung eines öffentlichen Beschaffungsvorschlags auf der Grundlage des öffentlichen Beschaffungsvorschlags.
  • Die Möglichkeit, Planartikel im Drittsystem zu planen.
  • Ankündigung öffentlicher Beschaffungen und Korrespondenz zu Themen.
  • Scannen der eingegangenen Angebote, Angebotseröffnung gemäß Vergabeverfahren und Eröffnungsprotokoll.
  • Verhandlungen, Verhandlungsprotokolle und Bericht.
  • Integration mit dem Modul mVerträge, mBerichte.

mITm – Infrastrukturmanagement

  • Erstellung und Prozessvalidierung verschiedener Anforderungen für das Management von Informationssystemen wie virtueller Server, Docker-Instanz, FTP/SFTP-Zugriff, SMS-Gateway.
  • Informationssystemen Kontrolle und Erfassung.
  • Einiges Punkt von Records und Audit Trails anderer Systeme.

Custom process - Modul, das auf die Wünsche und Bedürfnisse des Kunden

  • Das System zeichnet sich bei einen modularen Aufbau der Software aus, wodurch das Modul an die Wünsche und Bedürfnisse des Auftraggebers angepasst werden kann.
  • Upgrades und Erweiterungen werden entsprechend der Entwicklung und dem Wachstum des Unternehmens eingeführt.
  • Sie können Prozesslösungen einzeln hinzufügen oder sie gleichzeitig installieren.
  • Workflows können gemäß den Anforderungen und Bedürfnissen des Kunden voreingestellt oder erstellt werden.
  • Anpassungen sind schnell und einfach.

Funktionale Erweiterungen

Die elektronische Signatur mSign ist eine technologisch ausgereifte und sichere, praxiserprobte Lösung, mit der Sie enorme Einsparungen bei den Betriebskosten erzielen, gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen an die Sicherheit erfüllen und eine nachträgliche Aberkennung der Glaubwürdigkeit sowie unberechtigte Eingriffe in die bereits beglaubigten Dokumente verhindern.

 

Es handelt sich um eine Softwareplattform, die die Erstellung und Prüfung elektronischer Signaturen innerhalb der mDocs-Lösung (Dokumentensystem, DMS) erleichtert, aber auch unabhängig als eigenständiges Portal genutzt werden kann. Sie können mSign auch in Ihre wichtigsten Geschäftsanwendungen integrieren (CRM, DMS, HR-Modul, Unterzeichnung von Dokumenten über ein Webformular usw.).

 

Die mit mSign erfasste elektronische Unterschrift ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichwertig. Das Produkt unterliegt außerdem dem Zertifizierungsverfahren der EU-Verordnung EIDAS.

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mScan ist eine zertifizierte Lösung, die es Ihnen ermöglicht, Daten aus verschiedenen Quellen wie einem Scanner, einer E-Mail oder einem Dateisystem zu erfassen. Papierdokumente können einfach mit einem Scanner gescannt werden. Die Erfassung von Dokumentendaten ist auch für Anhänge möglich, die Sie per E-Mail erhalten. Im Dateisystem wird die Erfassung aus einem vordefinierten Ordner definiert, und mScan kann TiFF-, BMP-, JPEG- oder PDF-Dateien abrufen.

mScan unterstützt auch die vollständige Integration mit dem Dokumentenmanagementsystem mDocs und der E-Speicherung mSef. Es bietet die Möglichkeit, Inhalte in andere Systeme und Anwendungen (Alfresco, Dropbox, …) zu exportieren, was die Arbeit mit Dokumenten, die schnell im Dokumentenmanagementsystem oder eArchiv abgelegt werden können, zusätzlich beschleunigt und vereinfacht

 

 

Nach dem Scannen erkennt das System die Metadaten. Es kann strukturierte, halbstrukturierte und unstrukturierte Dokumente auf der Grundlage von Erkennungsregeln und Kundenanforderungen erkennen. Die Erstellung von Indexfeldern und entsprechenden Erkennungsregeln erfolgt durch den Administrator oder den mScan-Anbieter.

Wichtigste Funktionalitäten:

  • Erstellung und Verwendung mehrerer Projekte und mehrerer Aufträge innerhalb eines Projekts (jedes Projekt und jeder Auftrag hat seine eigenen Einstellungen).
  • Verschiedene Möglichkeiten der Dokumentenerfassung (Scannen, Dokumentenimport über Hot Folder, Nutzung von Web Services, …).
  • Verschiedene Dokumentenformate (Papier, elektronisches Dokument, EDI-Dateien, …).
  • Automatische Trennung von Dokumenten durch Barcodes, Patchcodes, leere Blätter, Anzahl der Seiten oder beliebige benutzerdefinierte Dokumententrenner.
  • Bearbeitung der gescannten Dokumente (Drehen, erneutes Scannen, Aufteilen, Zusammenführen, automatisches Löschen von Leerseiten, Farbausfälle, Kantenkorrektur, automatische Dokumentendrehung, …).
  • Benutzerdefinierter Export in verschiedene Dateiformate wie TIFF, JPG, PDF, PDF/A, XML, Web Services, … Es unterstützt auch Volltexterkennung beim Exportieren von Dokumenten und Dokumentenkompression.
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msoutlook_logo

Das Modul mDocs4Outlook sorgt dafür, dass E-Mails aus dem E-Mail-Client direkt in das Dokumentensystem übertragen werden. Der Benutzer bestimmt, welche E-Mails er in das Dokumentensystem übertragen möchte. Je nach Einstellung können auch folgende Informationen automatisch an mDocs übergeben werden (zusätzlich zu den Beschreibungsfeldern):

Anhänge in ihrer ursprünglichen Form

  • der Inhalt der E-Mail im MS Office Word-Format (docx)
  • der Inhalt der E-Mail im PDF-Format
  • die vollständige E-Mail mit Anhängen im EML-Format

Mit dem mDocs4Outlook Add-In können Sie die Dokumentdaten direkt aus einem E-Mail-Client heraus betrachten. Sie können das Dokument bestätigen oder ablehnen, ohne MS Outlook zu verlassen.

Mit der Erweiterung EASY View Plus können Sie über 300 verschiedene Formate von Anhängen konvertieren und anzeigen, von denen einige nur selten verwendet werden. Zum Beispiel können Sie Microsoft Office für Vorlagen, Open Office-Formate, Bilder, E-Mails und AutoCAD anzeigen. Gleichzeitig bietet sie konfigurierbare Adapter/Schnittstellen für Formate, die standardmäßig nicht unterstützt werden. Die Erweiterung ist praktisch, wenn sie in mDocs auf mobilen Geräten und auf Stationen verwendet wird, auf denen keine Software zum Öffnen bestimmter Arten von Anhängen installiert ist.

Laden Sie einen MS Office-Anhang in mDocs hoch und sehen Sie ihn beim nächsten Mal als PDF an.

Unterstützte Formate:

  • Microsoft Office
  • Offenes Büro
  • Bilder
  • E-mails
  • AutoCAD
  • andere Formate (mit konfigurierbaren Adaptern)
Preberite več

Das Modul mPrint ermöglicht die Konvertierung von Bildern und MS-Office-Formaten in ein rechtskonformes Format für die Langzeitspeicherung von PDF/A. Während der Konvertierung wird eine OCR (optische Zeichenerkennung) auf dem Dokument durchgeführt.

Dienst zur Übertragung verschiedener Dateien und Daten zwischen Softwarelösungen. Die Lösung ist insbesondere für diverse Integrationen mit Drittsystemen notwendig.

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Cloud oder vor Ort? Wir bieten beides an.

Die mDocs-Cloud-Lösung ist praktisch dasselbe wie die On-Premise-Lösung, mit dem Unterschied, dass sie sich in einem hochsicheren Rechenzentrum befindet, das unserem Unternehmen gehört, und dessen Funktion darin besteht, einen kontinuierlichen Betrieb zu ermöglichen.

Für weniger anspruchsvolle Prozesse haben wir eine sehr nützliche Benutzeroberfläche für den Administrator auf der Kunden-Seite entwickelt, der in den Prozessablauf eingreifen und bestimmte Parameter im Handumdrehen anpassen kann (je nach Rechten und internen Verfahren).

Machen Sie einen Schritt in Richtung papierloses Büro und wählen Sie das Dokumentenmanagementsystem, das Ihrer Organisation einen Mehrwert bringt. Die Besten arbeiten papierlos. Werden auch Sie einer von den Besten in Ihrem Geschäft!
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