Stellen Sie durch den Erlass interner Vorschriften die Rechtsgültigkeit elektronisch gespeicherter Dokumente sicher

Die Verabschiedung interner Regelungen zur Erfassung und elektronischen Dokumenten Aufbewahrung ist für die Organisation vor allem im Hinblick auf die Gewährleistung einer rechtskonformen elektronischen Aufbewahrung und Rechtsgültigkeit der gespeicherten Dokumente wichtig.

Als spezialisierter Anbieter bietet Mikrografia seit mehreren Jahrzehnten Beratungsleistungen im Bereich des Dokumentenhandlings, der Erstellung von internen Vorschriften, Verordnungen und Klassifizierungsplänen an und übernimmt auch gerne die Rolle eines Partners bei der Gründung Ihres Unternehmens papierloses Geschäft.

Interne Regeln sind Regeln, die eine öffentliche Person als ihren internen Rechtsakt befolgt, der Folgendes regelt:

  • Bewahrung von Material in digitaler Form
  • Erbringung begleitender Dienstleistungen (Konvertierung von physischem in digitales Format, elektronische Prozessführung, Konvertierung in ein Format zur Langzeitarchivierung, Archivgutauswahl, Materialvernichtung)
  • Definition von Verfahren zur Erfassung und Speicherung von Dokumenten in digitaler Form
  • Bestimmungen über die Verwaltung von Dokumentenmaterial durch Überprüfung von Aufbewahrungsfristen
  • Festlegungen zu den Rollen und Befugnissen der an den Verfahren beteiligten Mitarbeiter

Das Grundgesetz für die Erstellung der Internen Regeln ist ZVDAGA (Amtsblatt der RS, Nr. 30/06, 24/14 – odl. US, 51/14), und die einzelnen Anforderungen sind im Regelwerk über einheitliche technologische Vorschriften niedergelegt Anforderungen für die Erfassung und Aufbewahrung von Material in digitalem Format (PETZ), die auf der Website des Archivs der Republik Slowenien veröffentlicht werden.

Basierend auf den Anforderungen des Unternehmens/der Organisation und dem aktuellen Stand der Regulierung der Arbeit mit Dokumentation erstellen wir für Kunden entsprechende interne Vorschriften.

Außerdem erstellen wir für den Kunden ein Regelwerk zur Archivierung und zusammen mit dem Regelwerk erstellen wir auch einen Klassifizierungsplan.

Beratungsprozess für Ausarbeitung der Geschäftsordnung

  • Aufnahme jetzige Situation (GAP Analyse) gemäß PETZ Anforderungen.

  • Erstellung interner Regeln gemäß der durchgeführten GAP Analyse.

  • Bestätigung der Interne Regeln im Archiv der Republik Slowenien.

  • Implantation der Interne Regeln im Einklang mit den Interessen des Gesellschaftes.

  • Kontrolle Untersuchung des Geschäftes in Übereinstimmung mit dem angenommenen internen Regeln.

Zentren Aufnahmung für Dokumentenkonvertierung und Datenerfassung

Ein sehr effektiver Weg für Optimierung von Abläufen und zur Beschleunigung der Arbeit der Mitarbeiter ist die Einrichtung eines Zentrums zum Scannen verschiedener Dokumente oder Aufzeichnungen in ein digitales Format und zum Erfassen von Daten aus strukturierten oder unstrukturierten Dokumenten am Standort des Unternehmens. Dies kann ein wichtiges Instrument für Erzielung von Wettbewerbsvorteilen sein, da es wichtige Vorteile bei der Sicherstellung eines schnellen und genauen papierlosen Geschäfts hat.

An diesen „Einstiegspunkten“ für Papierdokumente wird die Dokumentation mittels Scannern von den Mitarbeitern konvertiert. Danach folgt die Datenerfassung, die das Auslesen von Daten aus zuvor konvertierten Dokumenten beinhaltet. So fließen Dokumente in elektronischer Form in Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse ein und tragen zu schnelleren und genaueren Geschäftsabläufen bei.

Möchte Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation das papierlose Geschäft einführen?

Mikrografija hilft Ihnen bei der Vorbereitung eines Projekts zur Einrichtung von Lösungen im Bereich des Dokumentenmanagements – Speicherung, Erfassung, elektronisches Prozessmanagement…

Diesen Projekten  werden vollständig an Ihre Dokumentation, Prozesse und Anforderungen angepasst. Ihr Zweck ist die Optimierung interner Prozesse, indem Dokumentationen und Archivalien so organisiert werden, dass sie auf Knopfdruck vollelektronisch und zugänglich werden.

In der Praxis ist das papierlose Geschäft ein anspruchsvolles Vorhaben, das nicht halbherzig angegangen werden sollte. Verlassen Sie sich auf unsere Experten und ihre langjährige Erfahrung.

Notranja pravila_grafike

Interessiert Sie, ob die internen Regeln nur für juristische Personen des öffentlichen Rechts verbindlich sind? Lesen Sie unseren Blogbeitrag und wir werden Ihre Frage beantworten.