Žal ni čisto tako enostavno. Potrebujemo kar nekaj več informacij, da vam lahko izračunamo ceno. Le-ta ni nikoli čisto enaka. Naročniki imate različne potrebe in želje. Tudi (kvaliteta) dokumentacije se razlikuje.
Potem se z naročnikom slišimo in usklajujemo, da na koncu za okvirno ponudbo odgovorimo na naslednja osnovna vprašanja:
– Tip dokumentacije, ki jo želite skenirati? (pogodbe, personalne mape, račune, načrte, knjige, arhivsko gradivo…)
– Kakšna je vaša dokumentacija? Speta, v mapah, ohranjena ali poškodovana? So listi lepi in čisti … ja, vse to nas zanima.
– Format dokumentov? (skeniramo lahko vse vrste in formate dokumentov, odvisna je le izbira skenerja s katerim to počnemo)
– Želite barvne ali črno-bele skenograme? V kakšni kvaliteti?
– Kako želite, da skeniramo vašo dokumentacijo?
– Npr: Ali želite, da je vsak dokument poskeniran zase ali vam zadostuje, da je vsebina enega registratorja (fascikla) enaka eni PDF datoteki na računalniku?
– Potrebujete OCR (optical character recognition) dokumentacije?
– Želite, da vam na dokumentacijo vežemo kakšne podatke (t.i. meta podatke) za lažje iskanje in prepoznavo? Katere? Imate bazo iz katere lahko črpamo podatke?
– Želite, da po končanem skeniranju gradivo, ki nima arhivske vrednosti, uničimo, shranimo ali vrnemo? (Arhivskega pač sploh ne mečemo stran 🙂 ).
Ko se boste v vašem podjetju pogovarjali o tem koraku, ki vam vsekakor prinese samo dobre stvari (o tem kdaj drugič), najprej odgovorite na zgornja vprašanja.
Potem pa nam pišite… z veseljem vam bomo odgovorili, svetovali in pomagali. In najbrž vprašali še kaj. Ker le tako lahko gospodarno ravnamo z vašimi listinami.
Digitalizacija je le en korak daleč… za poslovanje pa pomeni ogromen skok! Ne skrbite, mi smo tukaj, da vas ujamemo.